Setiap pagi, hal yang selalu rutin dilakukan oleh keluarga kita di rumah (semoga masih relevan) tentu saja membaca surat kabar, begitupun para pekerja kantoran. Surat kabar kini menjadi gaya hidup kalangan berpendidikan di Indonesia. Pun surat kabar kini menjanjikan berbagai macam informasi baru terkait domestik dan mancanegara setiap paginya. Selain itu, kita hidup di dunia yang mana orang-orang berlomba untuk mengetahui informasi paling cepat. Siapa yang lebih banyak memiliki pengetahuan maka dia akan dianggap lebih unggul dibandingkan yang lainnya. Koran-koran yang muncul pada pagi, siang, maupun sore merupakan satu dari sekian banyak sumber informasi yang dicari setiap hari. Lalu bagaimanakah proses surat kabar itu sendiri untuk sampai di tangan kita setiap hari?
Proses distribusi surat kabar itu sendiri terjadi dalam 5 tahap dan melibatkan manajer operasional yang nantinya akan mengatur seperti apa distribusi yang dilakukan penerbit agar surat kabar dapat diterima oleh masyarakat tepat waktu. Pada tahap pertama, surat kabar yang sudah dicetak dikirimkan ke agen-agen yang telah ditunjuk. Pada tahap kedua, surat kabar yang telah disebar tersebut didistribusikan ke agen, tahap ketiga agen kembali mendistribusikan surat kabar tersebut ke sub agen. Tahap keempat, surat kabar yang sudah berada di sub agen kemudian didistribusikan lagi ke pengecer, sampai akhirnya pada tahap kelima pengecer mendistribusikan surat kabar tersebut hingga akhirnya sampai ke konsumen.
Proses distribusi tersebut memakan waktu kurang lebih empat hingga lima jam. Proses tersebut biasanya dimulai pukul 03.00 WIB hingga sampai ke konsumen paling lambat sekitar pukul 07.00 WIB. Pendistribusian surat kabar ke agen yang tersebar di sejumlah wilayah menggunakan kendaraan yang sudah disiapkan, kemudian agen akan memberikan laporan kepada manajer operasional bahwa surat kabar telah diterima. Laporan itu meliputi jumlah eksemplar, waktu penerimaan pada tanggal dan jam tertentu.
Proses distribusi surat kabar ini menjadi salah satu aspek yang begitu penting dalam bisnis surat kabar. Hal ini dikarenakan surat kabar merupakan produk yang nilai gunanya berkurang berbanding lurus dengan waktu, misalnya saja koran pagi hari yang nilai jualnya Rp 3.000,00 di pagi hari, harganya bisa saja turun menjadi Rp 1.000,00 di sore hari. Hal itu akibat adanya masa edar efektif surat kabar, yakni masa di mana nilai jual surat kabar yang diperdagangkan masih sama dengan nilai jual surat kabar yang sudah ditentukan perusahaan.
Surat kabar harian pagi masa edar efektifnya pukul 05.00 WIB-12.00 WIB. Sedangkan masa edar normal pukul 05.00 WIB-24.00 WIB. Masa edar efektif paling sempit dimiliki oleh surat kabar harian pagi, karena apabila sudah memasuki jam 12.00 WIB telah beredar harian siang dan sore. Harian siang dan sore menyajikan berbagai informasi pukul 11.00 WIB-13.00 WIB pada hari tersebut. Masa edar efektif harian sore pukul 12.00 WIB-18.00 WIB, sedangkan masa edar normalnya adalah pukul 12.00 WIB-24.00 WIB. Surat kabar yang sudah melewati masa edar akan memasuki masa kadaluarsa karena berita yang disajikan sudah tidak up to date dan tidak sesuai dengan kondisi saat itu. Apabila sudah begitu, surat kabar tersebut diperdagangkan kembali sebagai barang bekas yang nilai jualnya jauh lebih rendah dari nilai jual sebenarnya.
Masa penjualan surat kabar yang amat dibatasi waktu membuat sirkulasi surat kabar harus dilakukan seefisien dan secermat mungkin. Pun penyebaran harus dilakukan serempak agar semua agen yang nantinya akan menjual lagi ke pengecer dapat mendistribusikan pada waktu yang bersamaan. Untuk memenuhi ketepatan waktu ini, salah satu cara yang dilakukan manajer sirkulasi adalah dengan mengelompokkan agen-agen yang berdekatan dalam satu wilayah titik pengiriman. Rute perjalanan pengiriman dimulai pada agen yang terdekat dari percetakan dan berlanjut ke agen terdekat berikutnya. Sehingga dalam sekali jalan bagian sirkulasi langsung mengirim surat kabar lebih dari satu agen.
Contoh nyata dari proses distribusi koran di Indonesia adalah Koran Republika yang jaringan distribusinya cukup besar di Indonesia. Bandung merupakan salah satu dari banyaknya kota yang menjadi ladang bisnis Koran Republika. Berdasarkan laporan kerja praktek yang dilakukan oleh Janten Silaen terhadap Koran Republika di Bandung, proses distribusi sendiri masuk ke sebuah tahapan bernama proses sirkulasi. Peredaran Koran Republika dilakukan mulai dari agen tunggal atau distributor hingga sampai ke tangan konsumen. Kegiatan sirkulasi sendiri terdiri dari 4 tahap, yaitu:
Tahap 1: Pemesanan
Sirkulasi koran ini dimulai dengan pemesanan pihak PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat sebagai penyuplai koran untuk daerah Jawa Barat. Untuk bisa memesan, pemesan harus mengisi form pemesanan yang kemudian nantinya jumlah pemesanan ditentukan oleh data penjualan pada minggu sebelumnya disertai analisa penjualan yang memungkinkan pada minggu berikutnya. Perubahan pesanan hanya bisa dilakukan apabila pemesan ingin menambah kuantitas koran, tidak untuk mengurangi kuantitas pesanan.
Tahap 2: Koran Datang
Semua pengiriman Koran Republika berpusat di bursa koran yang terletak di daerah Cikapundung. Koran-koran yang berasal dari kantor pusat di Jakarta datang mulai pukul 03.30 WIB. Setelah itu barulah dilakukan penyisipan-penyisipan antara Koran Republika Nasional dan Koran Republika Jawa Barat, hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan penyisipan sekaligus untuk mengecek jumlah koran yang sudah dipesan. Di Bursa Koran Cikapundung ini terdapat berbagai koran lokal maupun nasional yang siap di distribusikan kepada para agen, sub agen, sub-sub agen, loper dan pengecer.
Tahap 3: Pendistribusian dan Penjualan
Setelah proses pengecekan dan penyisipan selesai dilakukan, barulah koran-koran tersebut siap didistribusikan ke seantero kota Bandung sesuai pembagian. Prioritas utama para distributor ini yakni para pelanggan yang sudah memesan secara rutin, setelah itu baru sebagian lagi dibagikan kepada para agen maupun untuk dijual di toko.
Tahap 4: Perhitungan dan Tutup Buku
Setelah proses penjualan hari itu dianggap sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya diadakan kegiatan perhitungan sebagai tanda bahwa kegiatan kerja hari itu selesai. Kegiatan penghitungan dilakukan dengan menghitung koran yang terjual dan koran yang tersisa untuk di kembalikan atau diretur kepada pusat oleh PT. Republika Media Mandiri Jawa Barat, serta menghitung komisi penjualan kepada para loper koran dan keuntungan untuk pendokumentasian yang nantinya akan dipakai untuk keperluan analisa kuantitas pemesanan minggu selanjutnya sekaligus menutup pembukuan harian.
Begitulah kira-kira proses distribusi surat kabar yang terjadi di Indonesia. Perusahaan utama mendistribusikan ke kota-kota besar, kemudian dari markas surat kabar di kota-kota besar tersebut didistribusikan lagi ke daerah-daerah. Walaupun begitu, semua proses yang dipaparkan di atas belum tentu dipraktekan oleh semua perusahaan surat kabar di Indonesia, mungkin saja ada perusahaan surat kabar yang memiliki perbedaan strategi dalam mendistribusikan surat kabarnya. Semua itu dilakukan semata-mata untuk mencerdaskan para pembaca lewat proses penyampaian informasi dari surat kabar yang didistribusikan. Maju terus surat kabar Indonesia!